Dokumentenmanagement (DMS)

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) des openBMS ermöglicht Ihnen, alle für Sie notwendigen Dokumente per Knopfdruck auf dem Bildschirm angezeigt zu bekommen.

Durch die vollständige Integration des DMS in das openBMS ist die Verbindung von IBFS-Objekten (Anlagenteile, Änderungsanträge, Freischaltungen etc.) mit den multimedialen Primärdaten (z. B. technische Zeichnungen, Prüfanweisungen) gewährleistet. Office-Dokumente, Systemschaltpläne, Scans, Bilder usw. stehen den berechtigten Personen jederzeit an allen openBMS-Arbeitsplätzen zur Verfügung. Zeitraubende Recherchen und Wegezeiten für Dokumenten-Transport entfallen.

Als DMS-Modul können die Produkte verschiedener Hersteller in das openBMS integriert werden.

Die Erstellung neuer Unterlagen

Die Erstellung neuer Unterlagen erfolgt aus dem DMS des openBMS heraus. Nach der Angabe formaler Informationen wird die gewünschte Applikation, z. B. eine Office-Anwendung, aus dem openBMS heraus gestartet, und die Informationen werden automatisch in das neue Dokument übertragen. Im openBMS erhält das Dokument einen Status, der den Bearbeitungs- und Freigabestand dokumentiert, und es unterliegt den Zugriffsbeschränkungen, die der Autor dem Dokument zuteilt.

Über Schnittstellen z.B. zu CAD können auch CAD-Zeichnungen und -pläne Workflow-gestützt und konsistent zum Anlagenbeschreibungssystem erstellt und bearbeitet werden. Damit liefert das DMS die Grundlage für die integrierte und CAD-gestützte Freischaltung.

Der Posteingang

Der Posteingang wird üblicherweise zunächst in einer zentralen Poststelle erfasst und einer zuständigen Stelle zur Erstbearbeitung zugeordnet. In vielen Unternehmen wird die eingehende Post nicht verteilt, sondern eingescannt und über das openBMS per Workflow elektronisch weitergeleitet. Statt eines Umlaufverfahrens bestätigen die im Verteiler eines Dokuments genannten Adressaten am Rechner die Kenntnisnahme, können aber am Rechner auch Bearbeitungen vornehmen, ohne den Inhalt des Dokuments zu verändern.

Die Vorteile

Die Archivierung von Dokumenten in einem zentralen System mit dezentralem Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus bietet zahlreiche Vorteile:

  • Neben hohen Kosteneinsparungen erzielen Sie durch den Einsatz des DMS eine wesentlich bessere Informationsversorgung.
  • Die Informationsbereitstellung erfolgt schneller und ist aktueller.
  • Die Berechtigungssteuerung für das DMS schließt zuverlässig unberechtigte Zugriffe aus.
  • Das DMS nutzt die Möglichkeiten einer revisionssicheren Archivierung auf optischen Medien.
  • Alle Dokumente sind auch über die openBMS-Navigation ansteuerbar.
  • Über Volltextsuche und beschreibende Daten erfolgt eine komfortable und zielsichere Recherche.
  • Es besteht die Nutzungsmöglichkeit des openBMS-Archivierungssystems auch als SAP-Archiv über die genormte ArchiveLink-Schnittstelle.