Dokumentation – ein unterschätztes Prozessrisiko

In der Instandhaltung wie in der Fertigung kann fragmentarisch oder schlecht geführte Dokumentation schnell zum Prozessrisiko werden.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter stützt sich auf ein Geländer, das Geländer gibt nach, der Mitarbeiter stürzt ab und erleidet einen tödlichen Unfall.

Hat der Schweißer in der Fertigung über entsprechende, gültige Zertifikate verfügt? Existieren regelmäßige Wartungsprotokolle zur Überprüfung der Stabilität des Geländers? In den nachfolgenden Untersuchungen wird zweifellos auch die vorliegende Dokumentation zur Fertigung, Installation und Wartung dieses Geländers überprüft werden. Für alle relevanten Prozessschritte muss also eine durchgängige und qualitätsgesicherte Dokumentation vorhanden sein. Andernfalls steht der Verantwortliche schon mit einem Fuß im „Gefängnis“.

Dieses strenge Beispiel zeigt die Risiken, welche sich aus einer unvollständigen Dokumentation ergeben können. In der Praxis wird die Bedeutung der Dokumentation jedoch immer noch oft unterschätzt.

Ein Softwaresystem, das den komplexen Dokumentationsprozess nachhaltig unterstützen soll, muss die Dokumentationsanforderungen, die je nach Geschäftsprozessen und Branchen variieren, abbilden können. Das verlangt ein offenes und idealerweise durch den Kunden anpassbares System.

Mit QMS hat die doquma GmbH in Zusammenarbeit mit GiS – Gesellschaft für integrierte Systemplanung mbH ein System entwickelt, das diese Rahmenbedingungen erfüllt. QMS beinhaltet die Funktionsgrundlage, die ein Unternehmen zur Optimierung und Kontrolle seiner Dokumentationsprozesse benötigt. Der Kern ist die durchgängige Abbildung und Durchführung dieser Prozesse. Auch mehrstufige Auftrags- und Aufgabenhierarchien werden dabei unterstützt. doquma bietet branchenspezifische Best Practice Vorlagen für gängige Auftragstypen an, welche durch den Kunden an die Unternehmensspezifika angepasst werden können.

Bei einem neuen Fertigungs- oder Instandhaltungsauftrag (auch in einem Drittsystem über eine Schnittstelle erstellbar) generiert das QMS automatisch die definierten Aufgaben. Die anstehenden Dokumentationsaufgaben werden in einem Dashboard aufgelistet, auf dem der Dokumentationsprozess in einer Baumstruktur visualisiert wird.

Effizienzsteigerung und Investitionssicherheit

Der Dokumentationsprozess wird durch den reduzierten manuellen Aufwand im QMS deutlich beschleunigt und effizienter. Der durchgängige Prozess und die integrierte Überwachung (Workflows, Erinnerungs-, Wiedervorlage- und Eskalationsfunktionen ) unterstützen das Unternehmen, zum geplanten Zeitpunkt die erforderliche lückenlose Dokumentation bereitzustellen.

QMS wurde auf Basis der Instandhaltungslösung IBM® Maximo® entwickelt und mit dessen Konfigurationsmöglichkeiten um die Anforderungen des Dokumentationsprozesses erweitert. Diese Konfigurationsmöglichkeiten stehen auch dem Kunden zur Verfügung, so dass er selbst das QMS an seine Bedürfnisse anpassen kann.

Ergänzt wurde das Maximo um das Usability Package der GiS. Erst dieses Add-on ermöglichte es, ein übersichtliches Dashboard mit strukturierter Darstellung der Auftrags-/Aufgabenhierarchien inklusive Ampelfunktion für den Dokumentationsfortschritt darzustellen.