Integriertes Asset- und Dokumentenmanagement mit mobilen Lösungen

Der Einsatz mobiler Geräte in der Instandhaltung verbessert die Daten- und Dokumenten-qualität und vereinfacht die Instandhaltungs- und Dokumentationsprozesse.

Spricht man im Rahmen der Instandhaltung über Dokumentenmanagement, so wird darunter häufig nur die Verwaltung von technischen Dokumenten wie Zeichnungen, technischen Spezifikationen oder Prüfvorschriften verstanden. Dies stellt üblicherweise auch denjenigen Umfang dar, welcher in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet wird. Technische Dokumente werden überwiegend vor der Inbetriebnahme einer Anlage erstellt bzw. vom Hersteller bereitgestellt. Während der Betriebsphase werden diese in Revisionen über einen qualitätsgesicherten Freigabeprozess bearbeitet.

Darüber hinaus existieren operative Dokumente, welche im Rahmen der Planung und Durchführung von Instandhaltungsarbeiten in großer Zahl erstellt werden. Dazu gehören beispielweise Arbeitsaufträge, Inspektions- oder Testprotokolle. Diese Dokumente liegen in ausgefüllter Form häufig nur in Papierform vor und werden nicht in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert. Mit Abschluss der Dokumentation einer Instandhaltungsarbeit sind auch die operativen Dokumente abgeschlossen. Es erfolgt keine nachträgliche Überarbeitung.

Ein Beispiel: Ein Techniker benötigt zur Durchführung eines Inspektionsauftrags unterschiedliche Dokumente. Dazu zählen mit Sicherheit der Inspektionsauftrag sowie das auszufüllende Inspektionsprotokoll. Bei umfangreicheren Inspektionen kommen noch eine Inspektionsanweisung und ggf. technische Zeichnungen hinzu. Um die Ergebnisse der Inspektion vor Ort bewerten zu können und allenfalls zusätzliche Maßnahmen durchzuführen, wären die Ergebnisse der letzten Inspektion hilfreich.

Im genannten Beispiel werden zur Durchführung von Instandhaltungsarbeiten sowohl technische als auch operative Dokumente benötigt. Um den Zugriff auf alle Dokumente zu erleichtern wäre es hilfreich, wenn alle Dokumente von einer Stelle aus zugreifbar wären. Werden operative Dokumente nicht digitalisiert, so kann der zentrale Zugriff nicht realisiert werden.

„Im Gegensatz zu technischen Dokumenten wächst die Anzahl der operativen Dokumente stark an. Dadurch entsteht ein hoher Aufwand bei einer digitalen Archivierung.“ „Die Erstellung der operativen Dokumente unterliegt keinem qualitätsgesicherten Dokumentenmanagementprozess sondern erfolgt parallel zum Instandhaltungsprozess, weshalb operative Dokumente nicht in einem qualitätsgesicherten DMS-Archiv abgelegt werden dürfen.“ „Operative Dokumente enthalten Unterschriften und Handeinträge, die sich nicht automatisiert digitalisieren lassen.“

All das sind häufig genannte Gründe dafür, operative Dokumente nicht digital zu archivieren. Es existieren jedoch mehrere, bereits etablierte Lösungen zur Digitalisierung operativer Dokumente, mit denen diese Argumente entkräftet werden können. Insbesondere Lösungen, welche Medienbrüche vermeiden oder zumindest reduzieren, fördern die digitale Archivierung operativer Dokumente. Eine davon ist der Einsatz mobiler Lösungen.

Durch den Einsatz geeigneter mobiler Geräte kann auf Dokumente in Papierform vollständig verzichtet werden. Auf einem mobilen Gerät können alle benötigen Dokumente in digitaler Form (auch offline) vorgehalten werden. Bei ausreichender Bildschirmgröße können Papierformulare 1:1 auf mobilen Geräten wiedergegeben werden. Die Eingabe mit einem Stift inklusive Handschrifterkennung gehört inzwischen ebenfalls zum Standard. Damit wird der Umstieg auf digitale Dokumente für Techniker erleichtert.

Durch die digitale Erfassung der operativen Dokumente können alle erfassten Daten analysiert werden. So können Eingaben aus dem Inspektionsprotokoll mit den Sollvorgaben aus der Spezifikation oder den Ergebnissen der letzten Inspektion(en) verglichen werden. Bei Abweichung weist das Gerät den Techniker direkt auf diese hin. Dadurch können beispielsweise Fehleingaben noch vor Ort korrigiert und damit Daten- und Dokumentenqualität verbessert werden. Sind aufgrund von Abweichungen Nacharbeiten erforderlich, dann können diese ebenfalls vor Ort signalisiert und durch den Techniker durchgeführt werden. Dies erspart zusätzliche Wege und beschleunigt die Instandhaltungsprozesse. Zusätzlich können vor Ort festgestellte Störungen inklusive Fotos oder durch andere Personen durchzuführende Folgearbeiten direkt digital erfasst werden.

Mit Abschluss der Instandhaltungsarbeiten liegen alle Daten in digitaler Form vor, so dass das operative Dokument mit minimalem Aufwand digital archiviert werden kann. Zusätzliche Dokumentationsschritte wie z.B. die manuelle Nacherfassung von Papierformularen entfallen. Unterschriften wie z.B. die eines externen Prüfers, welche bisher auf einem Papier geleistet wurden, können ebenfalls auf einem mobilen Gerät geleistet und derart digital archiviert werden, dass auf eine Unterschrift auf Papier verzichtet werden kann.

Autor: Andreas Rosemann, Head of Sales bei GiS – Gesellschaft für integrierte Systemplanung mbH